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Web予約の導入が効果的な業界・業種

Web予約は業界・業種にかかわらず導入すべきでしょう。ただ、特に次のような業界では大きな効果を得られます。

• 【宿泊施設】: スマホやPCから自分のタイミングで予約を取れること、人と話す面倒さがないことから、予約のハードルが下がります。予約時に料金を支払ってもらう「事前決済」との相性も良く、無断キャンセルも減らせるでしょう。
• 【クリニック・病院】: 24時間365日予約が受け付けられるようになります。電話予約と異なり話中になることもありません。予約だけでなく順番待ちや当日の診療受付にも対応したシステムを導入することで、待ち時間の削減や非接触への対応もできます。
  
  
• 【美容院やエステなどのサロン】: 24時間365日の予約受付ができる、電話予約のように話中になることがないなどのメリットはクリニックと同様です。少人数で運営しているサロンであれば、施術中で電話に出られないということもあるでしょう。Web予約の導入で、機会損失を防ぎやすくなります。

Web予約と電話予約の両方に対応すべし

Web予約はたしかに便利ですが、電話での予約受付も続けた方がいいでしょう。Web予約をするには、インターネットにつながったPCやスマホが必要です。

高齢者など、PCもスマホも持っていない人もゼロではありません。Web予約のやり方がよくわからず、予約を断念してしまう人もいるでしょう。

電話で事前に伝えておきたいこと、聞いておきたいことがある人もいるはずです。

このような層の予約を取りこぼさないためにも、顧客の利便性を損なわないためにも、電話予約とWeb予約の両方に対応できるようにしておきましょう。

Web予約に便利な「Web予約システム」

Web予約を導入するには「Web予約システム」がおすすめです。Web予約システムには予約の受付や管理はもちろん、順番待ち状況の管理・確認や混雑状況の可視化など、さまざまな付帯機能があります。これらの機能を活用することで、予約の取りこぼしを減らし、集客を強化できるでしょう。

Web予約システムの主な機能

1. 予約受付
2. 予約管理
3. HP連携
4. 顧客情報管理
5. メルマガ配信
6. 順番待ち状況の確認と呼び出し
7. 分析・レポート

1.予約受付

Webから予約を受け付ける機能です。専用のURLから予約受付フォームにアクセスして予約を受け付けるものだけでなく、LINEと連携してトーク画面上から予約受付ができるものもあります。

2.予約管理

予約状況の確認・管理ができる機能です。Webから受け付けた予約はそのままシステムに登録され、電話で受け付けた予約は従業員がシステムに入力します。

時間帯や予約枠ごとの予約状況を一目で確認でき、空き時間も把握しやすくなります。電話や対面での予約受付もスムーズになるでしょう。

3.HP連携

お店や施設のHPとシステムを連携させる機能で、自社HPから予約の受付ができるようになります。

4.顧客情報管理

顧客の情報を管理・確認できる機能です。顧客の基本情報はもちろん、予約や来店の履歴なども確認できます。これらの情報をうまく活用することで、リピーターを獲得しやすくなるでしょう。

5.メルマガ配信

Web予約システムの中にはお知らせやお得情報などのメルマガを配信できるものもあります。顧客情報管理機能と同じく、集客強化に役立つ機能です。

6.順番待ち状況の確認と呼び出し

Web予約システムの中には順番待ち状況をスマホから確認できるもの、メールやSNSなどへの呼び出し通知が出せるものもあります。

特に大きな病院や人気のクリニックなどでは、予約時間になっても順番が回ってこないことも多いです。順番待ち状況の確認やスマホでの呼び出しができるシステムを導入することで、顧客は待ち時間に外出したり、順番が近づいてから家を出たりできるようになるでしょう。

7.分析・レポート

どの時間帯にどのくらいの予約が入るのか、時間帯ごとの混雑状況を可視化・分析できる機能です。混雑を緩和したりアイドルタイムを削減したり、限られた予約枠をより有効に活用できるようになるでしょう。

Web予約システムを活用するメリット

Web予約システムは顧客にとっては利便性向上の、事業者にとっては業務効率化や集客強化などのメリットがあります。Web予約システムを活用する3つのメリットを紹介します。

顧客が予約しやすくなり、機会損失の防止になる

Web予約システムを活用する1つ目のメリットは、「顧客が予約しやすくなり、機会損失の防止になる」ことです。

電話予約と異なり24時間365日予約の受付ができること、人と話さずに予約ができることなど、顧客にとってのメリットも多いです。

電話予約しかできないという理由で、ホテルやお店の予約をためらったことがある人、その店舗を候補から外したことがある人もいるでしょう。

Web予約を導入することで顧客にとっての利便性が高まり、予約のハードルも下がります。これはそのまま、予約の取りこぼし防止につながります。

電話対応が減り、人件費削減につながる

Web予約システムを活用する2つ目のメリットは、「電話対応が減り、人件費削減につながる」ことです。

予約電話の対応を受付スタッフに任せている店舗も多いでしょう。しかし、受付スタッフには来店したお客さまの対応や事務作業など、さまざまな仕事があります。大きな病院では、予約受付のために何人ものスタッフを配置しているところもあるでしょう。

Web予約システムを活用することで予約電話の本数を減らし、受付スタッフの業務負荷を軽くしたり、予約受付のための人員を減らしたりできます。

予約管理がしやすくなる

Web予約システムを活用する3つ目のメリットは、「予約管理がしやすくなる」ことです。

Web予約システムを活用すれば、Webからの予約はそのままシステムに反映されます。電話や対面で予約を受け付ける際も、システムの予約管理画面から、予約枠の空き状況を一目で確認できます。

予約時間の入力を間違えたり忘れたりといった人的ミスも減らせるでしょう。

Web予約システムの選定ポイント

Web予約システムは業界・業種やお店・施設の課題に合ったものを選びましょう。自社に合ったWeb予約システムを導入するためのチェックポイントを3つ紹介します。

予約方法

Web予約システムを選ぶ1つ目のポイントは、「予約方法」です。

まずは、予約を専用のWebページから受け付けるのか、LINEのトーク画面から受け付けるのかを確認しましょう。専用のWebページから予約を受け付けるタイプなら、予約画面の見やすさや操作のしやすさも大切です。

顧客にとって使いやすい方法のシステムを選ぶことで、機会損失を防ぎやすくなります。

順番待ちや呼び出し機能の有無

Web予約システムを選ぶ2つ目のポイントは、「順番待ちや呼び出し機能の有無」です。

大きな病院や人気のクリニックなどでは、予約時間が来ても呼び出しがかからないことも多いです。「予約通りに行ったのに何十分、何時間も待たされた」ということが続けば、その顧客は別のクリニックに乗り換えてしまうかもしれません。

スマホから順番待ち状況や待ち時間を確認したり、メールやSNSで順番が近づいていることを知らせたりできるシステムを活用することで、顧客は無駄な待ち時間から解放されます。

集客に関する機能の有無

Web予約システムを選ぶ3つ目のポイントは、「集客に関する機能の有無」です。

先述の通り、Web予約システムの中にはメルマガ配信やHP連携などの機能を備えたものもあります。メルマガ配信はリピーター獲得に有効です。お店や施設のHPからそのまま予約ができるのは、顧客にとって便利でしょう。

これらの機能を備えたシステムを選び、積極的に活用することで、新規顧客・リピーターを獲得しやすくなります。

Web予約を活用し、業務効率化と集客強化を目指そう

Web予約を導入すれば、顧客はPCやスマホから、24時間365日予約ができるようになります。顧客が予約しやすい環境をつくることは、機会損失を防ぐために重要です。

Web予約の導入には、Web予約システムがおすすめです。Web予約システムならWebで受け付けた予約をシステムにそのまま反映できます。ほかにも予約状況の管理や可視化、HP連携などの機能が充実しており、予約関連の業務効率化にも役立ちます。

まずは予約受付に関する自社の課題を明確にしましょう。「混雑時間帯と閑散時間帯の差が激しい」「予約電話の対応にかなりの人員を割いている」などの課題が明確になることで、自社に合ったWeb予約システムが見えてきます。